Die neue Norm ersetzt ab sofort die „alte“ DIN ISO 50003 von 2016. Sie wendet sich an Zertifizierungsstellen, die nun einige Änderungen zu beachten haben.

Wichtig hierbei ist, dass die Anforderungen der 2022er Version bis spätestens 30.11.2023 verbindlich umzusetzen sind, da dann die Übergangsfrist zur Einführung der DIN ISO 50003:2022 endet.

Die DAkkS GmbH hat dazu eine Umstellungsanleitung herausgegeben. Diese ist unter dem folgenden Link verfügbar:

https://www.dakks.de/files/Dokumentensuche/Dateien/DAkkS-Umstellungsanleitung_ISO%2050003-2022.pdf

In der neuen Norm verlagert sich der Fokus von der Nachweisführung der Organisation zur Erreichung einer Verbesserung der energetischen Leistung hin zur Nachweisführung der Implementierung von Maßnahmen zur Verbesserung der energetischen Leistung.

Auch für die Berechnung des Auditaufwandes (Auditzeitaufwand = vor Ort verbrachte Zeit + nicht vor Ort verbrachte Zeit; nicht vor Ort verbrachte Zeit < 20% des Auditzeitaufwandes) ergeben sich Änderungen.

Im Anhang A und B (beide normativ) sind die konkreten Vorgaben zur Ermittlung des Auditzeitaufwandes (allgemein – Anhang A) sowie für Organisationen mit mehreren Standorten (Anhang B) festgelegt. Mehrere Standorte können dabei verschiedenen „Untereinheiten“ (siehe dazu Anhang D) zugeordnet werden.

Zuweilen wird der Begriff „Untereinheit“ auch mit „Cluster“ wiedergegeben (z. B. im Merkblatt für Energieaudits nach den gesetzlichen Bestimmungen der §§ 8ff. EDL-G – Energieaudits nach DIN 16247-1).

Die beschriebenen Verfahren zur Bestimmung des Auditzeitaufwandes sind, wie üblich, kompliziert. Eine Zertifizierungsstelle ist daher gut beraten, die Norm intensiv zu lesen und die Anforderungen zu erkennen.

Die Menge an Informationen, die bei einem Verfahren mit mehreren Standorten und mehreren Clustern vor der Abgabe eines Angebotes zuverlässig einzuholen sind, ist erheblich. Der intensive Informationsaustausch zwischen potenziellen Kunden und der Zertifizierungsstelle ist unumgänglich.

Die Zertifizierungsstellen müssen bis zum o. g. Termin die Umstellung auf die neue Norm durchführen. Sobald die Umstellung auf die DIN ISO 50003:2022 abgeschlossen ist, müssen alle Erst- und Rezertifizierungen auf Basis dieser stattfinden. Bestehende Zertifizierungen müssen angepasst werden.

Wolfram Härtel, Auditleiter AssZert Zertifizierungsstelle mbH

Agilität im Unternehmen

Agil zu sein bedeutet im Unternehmen, nicht nur stur nach „Schema F“ zu arbeiten – sondern offen, flexibel, kreativ und innovativ zu sein und sich den Marktanforderungen stetig anzupassen.

Das verlangt von den Führungskräften und den „Qualitätern“ eine Kultur der schnellen Bereitschaft für Veränderungen.

Besondere Bedeutung kommt dem Thema Agilität in Bezug auf die Anforderungen der interessierten Parteien des Unternehmens zu. Die Blickrichtung der Organisation nach außen soll im Folgenden unter Bezugnahme des Qualitätsmanagementsystems beleuchtet werden.

 

Hilfestellung seitens der ISO 9001

Die Organisationsnorm ISO 9001 (mit dem aktuellen Ausgabestand 2015) kann sogar ein guter Ratgeber für Unternehmen sein, Agilität in die Firmenkultur zu integrieren. Geht sie doch bei folgenden Organisationsaspekten (gem. den Abschnitten der Norm) auf die Änderungsbereitschaft in den vermeintlich starren Organisationsprozessen ein:

4.2 Verstehen der Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien

Die Organisation hat die relevanten Anforderungen der interessierten Parteien (z. B. Kunden, Gesetzgeber, Mitarbeiter etc.) zu beachten (genauer: zu überwachen und zu überprüfen). Das sollte stets an den Erwartungen der interessierten Parteien – auch entsprechend den zeitlichen Aspekten – ausgerichtet sein.

Beispielsweise bedeutet dies für ein Ingenieurbüro, dass die Projektabwicklung in Zusammenarbeit mit den Kunden stets den Erfordernissen angepasst werden muss. Steht der Fokus des Projektes auf Einhaltung des Endtermins, so sind auch in den geplanten Teilprojekten/-schritten unbedingt die Termine einzuhalten. Änderungswünsche oder -notwendigkeiten – sei es seitens des Kunden oder neue Erkenntnisse im Rahmen des Projektfortschrittes – sind zu kommunizieren und abzustimmen (siehe folgende Aspekte).

4.4 QM-Systeme und dessen Prozesse

Die Organisation muss die internen Prozesse bewerten und jegliche Änderungen umsetzten, um sicherzustellen, dass diese Prozesse auch ihre beabsichtigten Ergebnisse erzielen.

Die Prozesse sind somit so flexibel zu gestalten, dass Änderungen berücksichtigt werden können. Und in der Praxis bedeutet dies, dass Änderungen mit den Projektbeteiligten abgestimmt werden müssen; welches wiederum eine rechtzeitige und offene Kommunikation voraussetzt, die in den Prozessen vorgesehen sein muss.

Abs. 8.2.1 Kommunikation mit den Kunden

Abs. 8.2.4 Änderungen von Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen

Die Kommunikation mit Kunden muss neben dem Umgang mit Anfragen, Verträgen oder Aufträgen insbesondere den Umgang bei Änderungen umfassen.

Das ist die Kernaussage der Norm bzgl. der Änderungen von Kundenforderungen auf seinen Auftrag. Gleichwohl sind Änderungen seitens des Kunden oder des Projektteams in Bezug auf die Leistungserbringung zu kommunizieren / abzustimmen. Der Kunde ist auf die Konsequenzen der Änderungen hinzuweisen – wie der vorgenannte zweite Normabschnitt erwarten lässt.

Die vorgenannten Ausführungen gelten insbesondere auch für Entwicklungsprojekte (siehe Abs. 8.3 der Norm)

8.5.6 Überwachung von Änderungen

Die Organisation muss Änderungen der Leistungserbringung (Produkte oder Dienstleistungen) überprüfen und steuern, um die Konformität mit den Anforderungen aufrechtzuerhalten (also zu gewährleisten).

Alle vorgenannten Normanforderungen sind aufzuzeichnen, sodass Ergebnisse der Überprüfung von Änderungen und die Personen, die die Änderung autorisiert haben nachvollziehbar sind.

 

Fazit

Agilität zeigt sich in der ISO 9001 vor allem in dem Umgang mit Änderungen und für Unternehmen bedeutet sie flexibel reagieren zu können: in Bezug auf die interessierten Parteien des Unternehmens, insbesondere auf Kundenanforderungen/-erwartungen oder auch auf innovative Veränderungen des Umfeldes.

Dabei fördern geeignete Regelungen in den Prozessen die Flexibilität der Organisation und führen bei einer verantwortungsvollen Kommunikation mit den interessierten Parteien (insbesondere zu den Kunden) zu einem wertschätzenden Miteinander.

Agile Unternehmen sind intensiver anpassungsfähig und stellen somit den Kunden bewusst und nachhaltig in den Mittelpunkt!

 

Helmut Rademacher

Von AssZert erfolgreich zertifizierte Organisationen dürfen ein entsprechendes Zertifikat und das Zertifikatssymbol im Gültigkeitszeitraum der Zertifizierung für werbliche Zwecke verwenden (siehe auch Zeichennutzung).

Es können folgende Veränderungen im Rahmen eines laufenden Zertifizierungsverfahrens relevant werden:

 

Erweiterung oder Änderung des Geltungsbereiches der Zertifizierung

Die Erweiterung oder Änderung des Geltungsbereiches kann auf Wunsch der Organisation beantragt werden. Nur im Rahmen eines Überwachungsaudits oder eines Audits aus besonderem Anlass erfolgt nach erfolgreicher Beurteilung die Ausstellung eines entsprechend geänderten Zertifikates.

 

Einschränkung des Geltungsbereiches der Zertifizierung

Die Einschränkung des Geltungsbereiches kann auf Wunsch der Organisation oder im Rahmen eines Überwachungsaudits erkannt werden und führt zu einer Ausstellung eines entsprechend geänderten Zertifikates.

 

Erweiterung um Standorte, des vom zertifizierten Managementsystem erfassten Tätigkeitsfeldes

Die Erweiterung kann im Rahmen der Zertifikatslaufzeit auf Wunsch der Organisation beantragt werden. Sie wird nach entsprechender Angebotsnachkalkulation im Rahmen eines Überwachungsaudits oder eines Audits aus besonderem Anlass beurteilt. Das Zertifikat wird nach erfolgreicher Beurteilung und Zertifizierungsentscheidung ausgestellt. Die Laufzeit des Zertifikates ändert sich dadurch nicht.

 

Aussetzung der Zertifizierung

Innerhalb des 3-jährigen-Gültigkeitszeitraumes eines Zertifizierungsverfahrens werden jährliche Überwachungsaudits zur Bestätigung der Zertifizierung durchgeführt. Sofern die Überwachungsaudits nicht im geplanten Umfang durchgeführt werden können, wird von AssZert die Zertifizierung maximal für 6 Monate ausgesetzt und dies der Organisation unter Angabe der Konsequenz – keine Werbung mit der Zertifizierung durchzuführen – schriftlich mitgeteilt.

Innerhalb der Aussetzungsfrist wird das Ende der Aussetzung nur durch ein Audit in der Organisation eingeleitet. Dieses Audit ist einschließlich aller Gesamtmaßnahmen (Durchführung des Audits, ggf. Erledigung von Korrekturmaßnahmen, Berichtserstellung und positiver Zertifizierungsentscheidung) während der Aussetzungsfrist abzuschließen.

Erfolgt keine Aufhebung der Aussetzung innerhalb der 6 Monatsfrist, so wird AssZert die Zertifizierung widerrufen und das Zertifikat zurückfordern.

Mit der Rücknahme erlischt das Recht der zertifizierten Organisation, den Hinweis auf die AssZert-Zertifizierung zu führen.

 

Zurückziehung der Zertifizierung (Widerruf)

Sollten nachträglich festgestellte Tatsachen oder Informationen über einen möglichen Missbrauch oder über Mängel vorliegen, die die Annahme rechtfertigen, dass die Organisation den zertifizierten Managementanforderungen nicht entspricht, wird AssZert diesen Sachverhalt klären, indem das Zertifizierungsverfahren im Hinblick auf die nachträglich bekannt gewordenen Fakten wiederholt bzw. neu beurteilt wird. Die Zertifizierung kann insgesamt oder für ein bestimmtes Teilgebiet von AssZert zurückgenommen werden.