Agilität im Unternehmen

Agil zu sein bedeutet im Unternehmen, nicht nur stur nach „Schema F“ zu arbeiten – sondern offen, flexibel, kreativ und innovativ zu sein und sich den Marktanforderungen stetig anzupassen.

Das verlangt von den Führungskräften und den „Qualitätern“ eine Kultur der schnellen Bereitschaft für Veränderungen.

Besondere Bedeutung kommt dem Thema Agilität in Bezug auf die Anforderungen der interessierten Parteien des Unternehmens zu. Die Blickrichtung der Organisation nach außen soll im Folgenden unter Bezugnahme des Qualitätsmanagementsystems beleuchtet werden.

 

Hilfestellung seitens der ISO 9001

Die Organisationsnorm ISO 9001 (mit dem aktuellen Ausgabestand 2015) kann sogar ein guter Ratgeber für Unternehmen sein, Agilität in die Firmenkultur zu integrieren. Geht sie doch bei folgenden Organisationsaspekten (gem. den Abschnitten der Norm) auf die Änderungsbereitschaft in den vermeintlich starren Organisationsprozessen ein:

4.2 Verstehen der Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien

Die Organisation hat die relevanten Anforderungen der interessierten Parteien (z. B. Kunden, Gesetzgeber, Mitarbeiter etc.) zu beachten (genauer: zu überwachen und zu überprüfen). Das sollte stets an den Erwartungen der interessierten Parteien – auch entsprechend den zeitlichen Aspekten – ausgerichtet sein.

Beispielsweise bedeutet dies für ein Ingenieurbüro, dass die Projektabwicklung in Zusammenarbeit mit den Kunden stets den Erfordernissen angepasst werden muss. Steht der Fokus des Projektes auf Einhaltung des Endtermins, so sind auch in den geplanten Teilprojekten/-schritten unbedingt die Termine einzuhalten. Änderungswünsche oder -notwendigkeiten – sei es seitens des Kunden oder neue Erkenntnisse im Rahmen des Projektfortschrittes – sind zu kommunizieren und abzustimmen (siehe folgende Aspekte).

4.4 QM-Systeme und dessen Prozesse

Die Organisation muss die internen Prozesse bewerten und jegliche Änderungen umsetzten, um sicherzustellen, dass diese Prozesse auch ihre beabsichtigten Ergebnisse erzielen.

Die Prozesse sind somit so flexibel zu gestalten, dass Änderungen berücksichtigt werden können. Und in der Praxis bedeutet dies, dass Änderungen mit den Projektbeteiligten abgestimmt werden müssen; welches wiederum eine rechtzeitige und offene Kommunikation voraussetzt, die in den Prozessen vorgesehen sein muss.

Abs. 8.2.1 Kommunikation mit den Kunden

Abs. 8.2.4 Änderungen von Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen

Die Kommunikation mit Kunden muss neben dem Umgang mit Anfragen, Verträgen oder Aufträgen insbesondere den Umgang bei Änderungen umfassen.

Das ist die Kernaussage der Norm bzgl. der Änderungen von Kundenforderungen auf seinen Auftrag. Gleichwohl sind Änderungen seitens des Kunden oder des Projektteams in Bezug auf die Leistungserbringung zu kommunizieren / abzustimmen. Der Kunde ist auf die Konsequenzen der Änderungen hinzuweisen – wie der vorgenannte zweite Normabschnitt erwarten lässt.

Die vorgenannten Ausführungen gelten insbesondere auch für Entwicklungsprojekte (siehe Abs. 8.3 der Norm)

8.5.6 Überwachung von Änderungen

Die Organisation muss Änderungen der Leistungserbringung (Produkte oder Dienstleistungen) überprüfen und steuern, um die Konformität mit den Anforderungen aufrechtzuerhalten (also zu gewährleisten).

Alle vorgenannten Normanforderungen sind aufzuzeichnen, sodass Ergebnisse der Überprüfung von Änderungen und die Personen, die die Änderung autorisiert haben nachvollziehbar sind.

 

Fazit

Agilität zeigt sich in der ISO 9001 vor allem in dem Umgang mit Änderungen und für Unternehmen bedeutet sie flexibel reagieren zu können: in Bezug auf die interessierten Parteien des Unternehmens, insbesondere auf Kundenanforderungen/-erwartungen oder auch auf innovative Veränderungen des Umfeldes.

Dabei fördern geeignete Regelungen in den Prozessen die Flexibilität der Organisation und führen bei einer verantwortungsvollen Kommunikation mit den interessierten Parteien (insbesondere zu den Kunden) zu einem wertschätzenden Miteinander.

Agile Unternehmen sind intensiver anpassungsfähig und stellen somit den Kunden bewusst und nachhaltig in den Mittelpunkt!

 

Helmut Rademacher