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„Jede Vorstellung ist eine Verallgemeinerung, und diese gehört dem Denken an. Etwas allgemein machen, heißt, es denken.“ – Georg Wilhelm Friedrich Hegel

 

Allgemeine Geschäftsbedingungen – AGB 02.1 / Stand: 01.10.2023 (IN BEARBEITUNG)

der AssZert Zertifizierungsgesellschaft mbH

Präambel

Die AssZert Zertifizierungsgesellschaft mbH (im Folgenden AssZert genannt) ist ein Unter­neh­men zur Zertifizierung von

  • Qualitätsmanagementsystemen gemäß DIN EN ISO 9001
  • Umweltmanagementsystemen gemäß DIN EN ISO 14001
  • Arbeitsschutzmanage­mentsystemen (SGA) gemäß DIN ISO 45001
  • Energiemanagementsystemen gemäß DIN EN ISO 50001

Im Rahmen von Zertifizierungsverfahren führt die AssZert Zertifizierungs­ge­sellschaft mbH die Beurteilung, Zertifizierung und Überwachung von Manage­ment­systemen unter Beachtung der Konformität mit den Anforderungen der vorge­nannten Regelwerke durch.

Bei dem Einsatz externer Auditoren wird sichergestellt, dass diese in den letzten 4 Jahren das zu zertifizierende Unternehmen nicht bei der Einführung von Qualitäts-/Umwelt-/Energie- und Arbeitsschutzmanagementsystemen beraten haben oder beraten sowie dort nicht angestellt sind oder vor 4 Jahren angestellt waren; dies gilt in gleicher Weise für die Arbeitgeber der Auditoren.

§ 1     Geltungsbereich

Für die Geschäftsbeziehungen zwischen der AssZert Zertifizierungs­gesell­schaft mbH (im Folgenden AssZert) und dem Auftraggeber (im Folgenden Organisation) gelten – soweit nichts anderes vereinbart – ausschließlich diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB).

Entgegenstehende oder von diesen AGB abweichende Geschäftsbedingungen des Auftrag­gebers werden von der AssZert nur bei ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung anerkannt.

Diese AGB gelten auch für alle zukünftigen Geschäfte mit dem Auftraggeber, soweit es sich um Rechtsgeschäfte verwandter Art handelt.

Diese AGB enthält die allgemeinen Vertragsbestim­mungen, nach denen die AssZert Zertifizierungsgesellschaft mbH die Beurteilung der Konformität des Management­systems in der Organisation nach der jeweiligen Norm durchführt.

§ 2     Zertifizierungsverfahren

Die AssZert Zertifizierungsgesellschaft mbH verpflichtet sich, nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen die Konformität nach der jeweiligen Norm, das Managementsystem der zu zertifizierenden Organisation zu prüfen und das AssZert-Zertifikat zu erteilen.

AssZert erbringt folgende Leistungen:

(1)     Beurteilung der Organisation durch:

  • Überprüfung der Verantwortung, Befugnis, Qualifikation und der gegenseitigen Beziehung von Personal mit leitender, ausführender und prüfender Tätigkeit
  • Überprüfung der ablauforganisatorischen Regelungen gem. Do­kumentation
  • Überwachung der zertifizierten Organisation.

(2)     Bestätigung (Zertifizierung) der Konformität des Manage­mentsystems mit den Anforderungen der eweiligen Norm.

(3)     Unverzügliche Information der Organisation über Änderungen des Zertifi­zierungs­verfahrens.

         Bei der Veröffentlichung von Folgenormen zu der jeweiligen Norm müssen die Zertifikate nach Ablauf der Übergangszeit umgestellt werden. Dies erfolgt rechtzeitig im Rahmen der üblichen Über­wachungs­tätigkeit.

§ 3     Zertifizierungsverfahren

(1)     Im Rahmen der Beurteilung und zur Erteilung eines Zer­tifikates nach § 1 ist die Organisation verpflichtet, AssZert Auskünfte über

  • das Personal
  • die technische Ausstattung
  • die Ablauforganisation
  • die Dokumentation der Organisation

         gemäß dem Stammdatenblatt zur Vorbereitung auf ein Zerti­fi­zierungs­audit zu erteilen.

Die zu zertifizierende/zertifizierte Organisation ist verpflichtet, folgende Unterlagen vorzulegen und objektive Nachweise zu erbringen:

  • Mitteilung, in welchen Bereichen und für welchen Geltungs­bereich (Produkte / Dienstleistungen) das Zerti­fi­zierungs­verfah­ren durchgeführt werden soll.
  • Die Benennung des Organs der Organisation, des Beauf­tragten der obersten Leitung, des Betreuers zur Unter­stützung des Audits für die Begleitung des Auditteams, sowie ggf. des Ma­nage­mentbeauftragten.
  • Das Betreuungspersonal wird zur Unterstützung des Audits für die Begleitung des Auditteams abgestellt. Das Auditteam muss sicherstellen, dass die Betreuer den Auditprozess und das Auditergebnis weder behindern noch beeinflussen.
  • Eine Beschreibung des Managementsystems einschließlich der mitgeltenden Verfahrens- und/oder Arbeitsanweisungen.

Des Weiteren ist die zu zertifizierende/zertifizierte Organisation verpflichtet, wahrheitsgemäße Angaben zu machen, objektive Nachweise zu erbringen, Einsicht in alle für das Zertifizierungsverfahren relevante Unterlagen zu gewähren und auch vollständige Auskunft zu erteilen.

(2)     AssZert überprüft im Rahmen von Zertifizierungsverfahren die in Abs. 1 festgelegten Voraussetzungen an Ort und Stelle im Rahmen eines sogenannten Audits Stufe 1. Bei Re-Zertifizierungen ist ein Audit Stufe 1 nur erforderlich, wenn es signifikante Änderungen im Manage­ment­system, bei der Organisation oder im Zusammenhang mit der A­r­beitsweise des Managementsystems gibt.

         Hierbei verschafft sich AssZert durch persönliche Befragung, Einsicht in die Unterlagen, Sammlung von Informationen bezüglich des Geltungsbereiches der Organisation, der Prozesse und des/der Standorte(s) sowie zugehörige gesetzliche und behördliche Aspekte, der Planung und Durchführung interner Audits und Managementbewertungen und deren Einhaltung Gewissheit über die Realisierung und Bereitschaft des Managementsystems der zu zertifizierenden/zertifizierten Organisation.

  • Jeweils im 1. und 2. Kalenderjahr nach der Zertifizierungs­entscheidung führt AssZert ein Audit (Überwachungsaudit) in der Organisation durch (Siebter Abschnitt des Angebotes). Diese Audits sollen AssZert davon überzeugen, dass das überprüfte Managementsystem unverändert angewendet wird und wirksam ist. Sofern das Audit über den geplanten Termin hinaus noch nicht abgeschlossen ist, welches die Durchführung, Berichtslegung und ggf. Erledigung von Korrektur­maßnahmen umfassen muss, wird von AssZert die Zertifizierung maximal für 6 Monate ausgesetzt und dies der Organisation unter Angabe der Konsequenz – keine Werbung mit der Zertifizierung durchzuführen – schriftlich mitgeteilt.
  • Innerhalb der Aussetzungsfrist wird das Ende der Aussetzung nur durch ein Audit in der Organisation eingeleitet. Dieses Audit ist einschließlich aller Gesamtmaßnahmen (Durchführung des Audits, ggf. Erledigung von Korrekturmaßnahmen und Berichtserstellung) innerhalb der Aus­setzungsfrist abzuschließen.
  • Der Aufwand und die Abwicklung des jeweiligen Audits entspricht dem jeweiligen, verbindlichen Angebot, der Beauftragung und der verbindlichen Auftragsannahme nach der Antragsprüfung.
  • Erfolgt keine Aufhebung der Aussetzung innerhalb der 6 Monatsfrist so ist § 6 anzuwenden.

(7)     AssZert verpflichtet sich, alle betrieblichen Einzelheiten, insbesondere Daten, Fakten und schriftliche Unterlagen, die ihr aus dem Hause der zu zertifizierenden/ zertifizierten Organisation im Zusam­menhang mit diesem Vertrag bekannt werden, vertraulich zu behandeln, sie ausschließlich für die Zwecke dieses Vertrages zu ver­wenden und insbesondere keinem Dritten zugänglich zu machen. Für den Fall eines Verlustes, einer Beschädigung oder anderweitigen Unbrauchbarkeit wird die Organisation schriftlich informiert.

(8)     Unabhängig von den vorstehend beschriebenen, regulären Audits kann AssZert auf Grund eines begründeten Verdachts einer Nichtkonformität (Nichterfüllung einer Anforderung der Prüfgrundlage oder einer rechtlichen Anforderung) zusätzliche Prüfungen vornehmen, die kurzfristig angekündigt oder auch unangekündigt durchzuführen sind. Gründe für soche Audits können z. B. sein:

– zur Verifizierung von Maßnahmen aus Feststellungen vorangegangener Audits

– zur Untersuchung von Beschwerden

– zur Untersuchung von Unfällen oder Schadensfällen (siehe § 7 (23))

– bei wesentlichen, strukturellen Änderungen in der Organisation

– als Konsequenz ausgesetzter Zertifizierungen in der Organisation.

 

(9)     Erkenntnisse, die AssZert im Rahmen der Zertifizierungstätigkeiten erlangt, werden stets vertraulich behandelt.

AssZert registriert die für die Erteilung und die Entscheidung über die Aufrecht­erhaltung des Zertifikats erforderlichen Daten für den internen Gebrauch. AssZert verarbeitet die in diesem Zusammenhang registrierten personenbezogen Daten ausschließlich für eigene Zwecke.

AssZert ist verpflichtet, die Organisation hierüber zu unterrichten, wenn es sich um eine bereitgestellte, vertrauliche Informationen handelt und diese Unterrichtung ihrerseits nicht gesetzlich verboten ist.

§ 4 Voraussetzungen zur Erteilung eines Zertifikates

(1)     Das Zertifikat wird erteilt, wenn

  • die zu zertifizierende Organisation über die erforderliche Ab­lauforganisation verfügt,
  • die zu zertifizierende Organisation die Gewähr dafür bietet, dass sie die für die Unterhaltung des Manage­mentsystems erforderlichen Mittel aufbringt.
  • Ferner wird ein Zertifikat erteilt, wenn ein bestehendes Zertifizie­rungs­­verfahren für die Restlaufzeit übernommen wird, eine schlüs­sige und vollständige Zertifizierungsdokumentation eines akkre­ditierten Zertifizierers vorgelegt werden kann, das zu übernehmende Verfahren AssZert nachweislich bekannt ist sowie die vorgenannten Punkte nachweislich erfüllt sind.

(2)     Die zu zertifizierende Organisation muss mindestens einen Leiter haben, der für das Managementsystem benannt ist.

(3)     Die Erteilung des AssZert-Zertifikates ist ausgeschlossen, wenn

  • erforderliche Anforderungen der jeweiligen Norm nicht dokumentiert sind,
  • erforderliche Anforderungen der jeweiligen Norm zwar dokumentiert, aber nicht ausreichend in der betrieblichen Praxis umgesetzt sind.

§ 5     Erteilung des Zertifikates

Falls das Audit ergeben hat, dass die Voraussetzungen nach den §§ 1, 3 und 4 erfüllt sind, erhält die zu zertifizierende Organisation von AssZert die Bestätigung in Form eines Zertifikates, dass die orga­nisatorischen Voraus­setzungen erfüllt sind und somit ein den Anforderungen der jeweiligen Norm entsprechendes Managementsystem vorhanden ist und verwirklicht wird.

Der erste dreijährige Zyklus der Zertifizierung beginnt mit der Entscheidung über die Zertifizierung.

§ 6     Rücknahme des Zertifikates (Widerruf der Zertifizierung)

(1)     Sollten nachträglich festgestellte Tatsachen oder Informationen über einen möglichen Missbrauch oder über Mängel vorliegen, die die Annahme rechtfertigen, dass die Aufbau-/Ablauforganisation der zertifizierten Organisation den in den §§ 1, 3, 4, 7 und 11 genannten Forderungen nicht entspricht, wird AssZert diesen Sachverhalt klären, indem das Verfahren nach § 2 bzw. § 3 im Hinblick auf die nachträglich bekannt gewordenen Fakten wiederholt wird. Die Zertifizierung kann insgesamt oder für ein bestimmtes Teilgebiet von AssZert zurückgenommen werden.

  • Die zertifizierte Organisation verpflichtet sich, das Originalzertifikat auf Anforderung der AssZert zurückzugeben, sofern die Über­wachung durch AssZert seitens der Organisation nicht ermöglicht wird.
  • Sofern die zertifizierte Organisation um eine Aussetzung des Zertifizierungs­verfahrens bittet, erfolgt ebenfalls die Rücknahme des Zertifikates.

(4)     Die Rücknahme des AssZert-Zertifikates bedarf der Schriftform.

  • Mit der Rücknahme erlischt das Recht der zertifizierten Organisation, den Hinweis auf die AssZert-Zertifizierung (siehe § 11) zu führen.
  • Bei mangelnder Liquidität verpflichtet sich die zertifizierte Organisation, AssZert zu informieren, das Originalzertifikat auf Anforderung der AssZert zu übergeben und die Verwendung aller Werbematerialien einzustellen, die Verweise auf die Zertifizierung enthalten.

§ 7     Pflichten der zertifizierten Organisation

  • Die zertifizierte Organisation unterliegt einer Überwachung durch AssZert, wobei die Voraussetzungen zur Erteilung eines Zertifikates gemäß § 4 sowie die Verwendung des Zertifikats­symbols gemäß § 11 überprüft werden. Zu diesem Zweck hat die zertifizierte Organisation AssZert die Einsichtnahme in die Prüftätigkeiten im Rahmen des Managementsystems (Interne Audits) zu gewähren.
  • Die zertifizierte Organisation fertigt über die im Rahmen des Manage­mentsystems durchgeführten Prüfungen nachweisbare Unterlagen an und bewahrt diese zumindest bis zum nächsten Audit auf.
  • Des Weiteren hat die Organisation Beanstandungen und Reklamationen zu den gelieferten Produkten bzw. den erbrachten Dienstleistungen aufzuzeichnen und AssZert im Rahmen der Über­wachung zur Verfügung zu stellen.
  • Die zu zertifizierende/zertifizierte Organisation erlaubt dem Auditteam ausdrücklich, unter Wahrung der Verschwiegenheit, objektive Nachweise (Kopien, Mitschriften, Fotos, Messwerte etc.) zu allen Auditfeststellungen zu erheben und zu den Akten zu nehmen.
  • Die zertifizierte Organisation zeigt AssZert unverzüglich an, wenn Einschrän­kungen oder Erweiterungen des Manage­mentsystems erfolgen (z. B. Ände­rungen der Rechts- oder Organisationsform, der wirtschaftlichen Verhältnisse oder der Besitzverhältnisse, Kontakt­adressen, Standorte, des vom zertifizierten Management­system erfassten Tätigkeitsfeldes) bzw. die wesentliche Verän­derung oder sogar die Auflösung des Managementsystems erfolgt.

Es ist von AssZert zu entscheiden, ob ein Audit aus diesem besonderen Anlass zur Beurteilung der geänderten Situation erforderlich ist (siehe auch § 3 (9)).

  • Die zertifizierte Organisation meldet AssZert unverzüglich die personellen Ände­rungen, die sich bei verantwortlichen Personen im Managementsystem ergeben werden bzw. ergeben haben.
  • Die zertifizierte Organisation stellt bei Aussetzung oder Zurückziehung der Zertifi­zierung die Verwendung aller Werbematerialien ein, die Verweise auf die Zertifizierung enthalten.
  • Die zertifizierte Organisation ändert alle Werbematerialien, wenn der Geltungsbereich der Zertifizierung reduziert oder erweitert wurde.
  • Die zertifizierte Organisation muss sicherstellen, dass bei einem Verweis auf die Zertifi­zierung nicht der Eindruck einer Produkt-, Dienstleistungs- bzw. Prozess­zertifizierung entsteht (siehe insbesondere auch § 11).
  • Die zertifizierte Organisation muss sicherstellen, dass ihre Zertifizierung nicht in einer Art und Weise verwendet wird, die AssZert und/oder das Zertifizierungssystem in Misskredit bringt und das öffentliche Vertrauen verliert.
  • Die zertifizierte Organisation muss sicherstellen, dass eine ausreichende Liquiditäts­planung erfolgt, um die Vergütung gemäß dem beauftragten Angebot zu gewähr­leisten.
  • Die zertifizierte Organisation informiert unverzüglich die Zertifizie­rungs­stelle über das Auftreten eines schwerwiegenden Vorfalls (dies sind z. B. Arbeitsunfälle mit schwerwiegenden Personenschäden, eingetretene oder potenzielle Umwelteinwirkungen mit schwerwiegenden Umweltschäden) oder über einen Verstoß gegen geltende rechtliche Vorschriften und Regelungen (Arbeits- und Gesundheitsschutzrecht, Umweltschutzrecht, Produktrecht, Energienutzung), sobald das Einbeziehen der zuständigen Aufsichtsbehörde erforderlich wird. Auf Grundlage dieser Informationen entscheidet die Zertifizierungsstelle über die weitere Vorgehensweise (siehe § 6).

§ 8     Vergütung

(1)     Die Vergütung der Leistungen von AssZert erfolgt gemäß dem jeweiligen Angebot.

(2)     Honoraranpassungen für die nächsten Jahre werden im Einvernehmen zwischen der zertifizierten Organisation und AssZert festgelegt.

(3)     Die Kalkulation des Aufwandes erfolgt jeweils in einem spezifizierten Angebot.

(4)     Die Abrechnung erfolgt monatlich bezogen auf den jeweils abge­schlos­senen Arbeits­schritt. Die gestellten Rechnungen sind jeweils ohne Abzug nach Rechnungserhalt unverzüglich zur Zahlung fällig.

§ 9     Gewährleistung/Haftung

(1)     AssZert hat Schäden, die von ihr der zu zertifizierenden/zert­i­fizierten Organisation in Durchführung des Vertrages zugefügt worden sind, nur insoweit zu ersetzen, als sie auf grob fahrlässiges Verhalten oder Vorsatz zurückzuführen sind.

(2)     Die Haftung beschränkt sich auf den Ersatz des unmittelbaren Scha­dens und wird, sofern AssZert grob fahrlässiges Verhalten nachgewiesen wird, auf EUR 15.000,00 (in Worten: Fünfzehntausend EUR) für alle Schäden begrenzt, die durch Handlungen oder Unterlassungen im Zusammenhang mit der Erfüllung des Vertrages verursacht worden sind. Diese Haftungsbeschränkung gilt auch für den Fall, dass die von AssZert eingesetzten Auditoren bzw. Mitglieder des Lenkungsgremiums direkt in Anspruch genommen werden.

(3)     Für Schäden, die daraus entstehen, dass die zertifizierte Organisation wegen mangelnder Leistungen im zertifizierten Bereich in Anspruch genommen wird, haften AssZert und ihr Lenkungs­gremium nicht.

         Die zertifizierte Organisation ist in einem solchen Fall auch verpflichtet, AssZert von etwaigen Ersatzansprüchen Dritter freizustellen.

§ 10   Kündigung

Dieser AGB kann jederzeit mit sofortiger Wirkung seitens der zu zer­tifizierenden/ zertifizierten Organisation ohne Angabe von Gründen gekündigt werden.

Mit Wirksamwerden der Kündigung seitens der zu zer­tifizierenden/zertifizierten Organi­sation endet die Gültigkeit des Zertifikates.

AssZert ist jederzeit zur Kündigung des Vertrages aus wichtigem Grund berechtigt. Ein solcher Grund kann z. B. in der Vortäuschung falscher Sachverhalte durch den Auftrag­geber während des Zertifizierungsverfahrens bestehen.

§ 11   Verwendung des Zertifikatssymbols und von Hinweisen auf die Zertifizierung

Erfolgt durch die Organisation ein Verweis auf den Zertifizierungsstatus, so sind die folgenden Anforderungen einzuhalten.

Das Zertifikat und das Zertifikatssymbol dürfen im Gültigkeitszeitraum der Zertifizierung für werbliche Zwecke verwendet werden; dies unter ein­deutiger Angabe der zertifizierten Bereiche, des zertifizierten Leistungs­spektrums/Geltungsbereichs sowie Beachtung des zivilrechtlichen Nutzungs­rechts. Die Verwendung des Zertifikates und des Zertifikatssymbols darf nicht in irreführender Form verwendet oder mit irreführenden Angaben gemacht werden; z. B. in direktem Zusammenhang mit den Produkten bzw. der Dienst­leistung, die die Organisation erzeugt oder vertreibt.

Insbesondere darf nicht der Eindruck entstehen, dass ein Erzeugnis oder eine Dienstleistung zertifiziert wurde.

Insgesamt darf die Zertifizierung nicht in einer Art und Weise verwendet werden, die die Zertifizierungsstelle und/oder das Zertifizierungssystem in Misskredit bringt und das öffentliche Vertrauen verloren geht.

Zeichennutzung

Das Zertifikatssymbol darf nicht auf Dienstleistungsdokumenten (z. B. auf Laborprüf­berichten, Kalibrier­scheinen, Inspektionsberichten oder Zertifikaten) und nicht auf Produkten, Teilen von Produkten oder Produktverpackungen (Typenschilder oder Identifizierungsschilder gelten als Teil des Produkts) verwendet werden.

Aussagen in Bezug auf ein zertifiziertes Managementsystem

Aussagen in Bezug auf ein zertifiziertens Managementsystem dürfen auf Verpackungen und Begleitinformationen von Produkten erfolgen. Diese Aussagen müssen sich beziehen auf:

  • die Benennung (z. B. Marke oder Name) der zertifizierten Organisation;
  • die Art des Managementsystems (z. B. Qualität, Umwelt) und der angewen­deten Norm;
  • die ausstellende Zertifizierungsstelle (also AssZert).

 

Zertifizierungsdokumente oder Teile davon dürfen nicht in irreführender Form verwendet oder eine solche Verwendung gestattet werden.

Bei Zurückziehung, Aussetzung oder Änderungen des Geltungsbereichs einer Zertifi­zierung gelten die Absätze 6 bis 9 in § 7.

Zur Vermeidung von Missverständnissen ist die werbliche Maßnahme mit dem Zertifikat, dem Zertifikatssymbol oder Aussagen auf ein zertifiziertes Managementsystem schriftlich vor der Verwendung mit AssZert abzustim­men.

Bekannt gewordene Verstöße gegen diese Festlegungen werden seitens AssZert in geeigneter Weise überprüft, ggf. wird § 6 angewendet.

§ 12   Schlussbestimmungen

  • Diese AGB tritt mit der Beauftragung durch die Organisation und nach positiver Antragsprüfung durch AssZert mit der Unterzeichnung in Kraft.
  • Beschwerden oder Einsprüche zu den erbrachten Leistungen von AssZert sind schriftlich (auch per E-Mail) an die Geschäftsführung der Zertifizierungs­stelle zu richten.
  • Sollten zwischen den Parteien aus diesem AGB oder den Aufträgen Meinungs­verschiedenheiten irgendwelcher Art entstehen, auch über die Geltung der Verträge, die gütlich nicht beizulegen sind, so wird das Lenkungsgremium der AssZert Zertifizierungs­ge­sellschaft mbH über AssZert angerufen. Das Lenkungsgremium unterbreitet den Parteien Vorschläge zur Beilegung der Meinungs­verschiedenheit. Wird auf diesem Wege keine Einigung erzielt, so steht den Parteien der Weg zu einem Schiedsgericht offen. Für das Schiedsverfahren gelten die einschlägigen Vorschriften der Zivilprozess­ordnung.

(4)     Sollten eine oder mehrere Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, so sind die Parteien verpflichtet, die unwirksamen Bestimmungen durch wirksame zu ersetzen. Dabei ist die Interessenlage beider Parteien angemessen zu berück­sichtigen. Offenbar werdende Lücken werden zwischen den Parteien ein­ver­nehmlich geschlossen.

(5)     Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Schriftform.